Privacyverklaring Inter Esse

GDPR / Privacyverklaring (website) — Inter Esse (v1.0)

Deze privacyverklaring legt uit hoe Inter Esse (Republica dos Fantasmas BV, btw BE0456170412) persoonsgegevens verwerkt.

Contactpunt privacy: info@inter-esse.org

1. Identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke

Republica dos Fantasmas BV (handelsnaam: Inter Esse)\

Mechelsesteenweg 58, 2650 Edegem\

BTW: BE0456170412\

Contact: info@inter-esse.org

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van je contact met ons kunnen we volgende categorieën verwerken:

Identificatie- en contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, functie, organisatie)
Communicatiegegevens (inhoud van e-mails/berichten en praktische afspraken)
Dossier- en opdrachtgegevens (in het kader van bemiddeling/mediation, procesbegeleiding, training of coaching)
Facturatiegegevens (facturatieadres, ondernemingsnummer/btw-nummer, referenties)
E-learning gegevens (accountgegevens en voortgang/participatie)

3. Waarom verwerken we persoonsgegevens? (doeleinden)

We verwerken persoonsgegevens voor:

het beantwoorden van vragen en communicatie
het opmaken en uitvoeren van offertes en overeenkomsten
het organiseren en uitvoeren van dienstverlening (bemiddeling/mediation, training, procesbegeleiding, coaching)
administratie en facturatie
kwaliteitsbewaking (beperkt en proportioneel)
behandeling van betwistingen en juridische verdediging indien nodig

4. Rechtsgrond

We steunen, afhankelijk van de situatie, op:

uitvoering van een overeenkomst of precontractuele stappen
wettelijke verplichting (bv. boekhoudkundige verplichtingen)
gerechtvaardigd belang
toestemming (waar dat vereist of aangewezen is)

4bis. Samenvatting per activiteit (gegevens, grondslag, bewaartermijn)

A) Cliënten- en opdrachtenbeheer (B2B & B2C)

Gegevens: identificatie- en contactgegevens, communicatiegegevens, basisgegevens voor offerte/opdracht, facturatiegegevens.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst en/of precontractuele stappen.
Bewaartermijn: zie §7 (facturatie 7 jaar; overige opdrachtgegevens in principe 5 jaar na einde opdracht).

B) Bemiddeling, coaching en procesbegeleiding

Gegevens: contactgegevens en dossierinformatie die relevant is voor de opdracht (bv. context, afspraken, werknotities).
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst; waar nodig en aangewezen: toestemming of andere toepasselijke grondslag.
Bewaartermijn: zie §7 (in principe 5 jaar na einde opdracht, tenzij langer nodig, bv. bij geschil).

C) E-learning en digitale inhoud

Gegevens: accountgegevens en voortgang/participatie.
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst.
Bewaartermijn: zie §7 (actieve toegang + max. 12 maanden administratieve opvolging).

D) Marketing en nieuwsbrieven

Inter Esse verstuurt enkel marketingcommunicatie wanneer dit wettelijk toegestaan is (bv. op basis van toestemming of wanneer een uitzonderingsregime van toepassing is). Je kan je steeds uitschrijven.

5. Met wie delen we persoonsgegevens?

We delen persoonsgegevens niet met derden, behalve:

met dienstverleners die ons ondersteunen (bv. IT, hosting, e-learning platform, boekhouding) en die, waar nodig, als verwerker optreden
wanneer dit wettelijk verplicht is
wanneer dit noodzakelijk is om de overeenkomst uit te voeren, binnen de grenzen van het toepasselijke kader

6. Tools (verwerkers)

Voor onze werking kunnen we gebruik maken van:

Google Workspace (e-mail en documenten)
Dropbox (bestandsopslag)
Notion (project- en dossierbeheer)
Huddle (e-learning)

7. Bewaartermijnen

Dossier- en opdrachtgegevens: in principe 5 jaar na einde opdracht (tenzij langere termijn noodzakelijk is, bv. bij geschil)
Facturen en boekhoudkundige stukken: 7 jaar
E-learning accountgegevens: zolang de toegang actief is en nadien maximaal 12 maanden voor administratieve opvolging, tenzij anders overeengekomen

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeheer en redelijke account- en toestelbeveiliging.

9. Doorgifte buiten de EER

We streven ernaar gegevens binnen de EER te verwerken. Indien via bepaalde dienstverleners toch doorgifte buiten de EER zou plaatsvinden, nemen we passende waarborgen conform de GDPR.

10. Jouw rechten

Je kan, onder de voorwaarden van de GDPR:

inzage vragen
gegevens laten verbeteren
gegevens laten wissen
verwerking beperken
bezwaar maken
gegevensoverdraagbaarheid vragen

Je kan hiervoor contact opnemen via info@inter-esse.org.

Je hebt ook het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA).

11. E-learning voortgang

De e-learning voortgang is enkel zichtbaar voor de deelnemer en voor de beheerder van het platform.

12. Vertrouwelijkheid bij bemiddeling

Wanneer Inter Esse optreedt als (erkend) bemiddelaar in de zin van het Gerechtelijk Wetboek, gelden de specifieke vertrouwelijkheidsregels van dat bemiddelingskader.

Inzage- of kopieverzoeken worden steeds beoordeeld binnen de grenzen van de GDPR, rekening houdend met de rechten van andere betrokkenen en, waar relevant, de vertrouwelijkheid van het bemiddelingskader.

13. Verwerkersovereenkomst (DPA)

Wanneer wij in een concrete opdracht optreden als verwerker in de zin van de GDPR, werken we met een verwerkersovereenkomst (DPA).