Het bemiddelingstraject

Wat is bemiddeling?

Ontwerpprincipes

Ontwerpprincipe 1: psychosociale veiligheid

Psychosociale veiligheid is geen stabiele eindtoestand maar een proces van een voortdurend naar evenwicht streven. Ze is tegelijkertijd randvoorwaarde voor de start en einddoel van het proces.

Wanneer we onder druk komen te staan - bijvoorbeeld door werkstress of door lastige situaties en conflicten, schakelt ons brein over op automatische piloot. Psychosociale veiligheid is in de eerste plaats afhankelijk van de aanwezigheid van condities waarin herstel van evenwicht - zowel emotioneel, gevoelsmatig als cognitief - mogelijk zijn.

Dit ontwerpprincipe zet dan ook in op het installeren van het vermogen tot stress- en zelfregulatie als noodzakelijke randvoorwaarden voor de ervaring van psychosociale veiligheid. Dat kan maar in een kader met gedragen sociale structuren die zorgen voor voorspelbaarheid en rust in het proces.

Ontwerpprincipe 2: eerlijk en waarachtig spreken

Taal is alles behalve te herleiden tot een neutraal middel om informatie over te dragen. In conflicten wordt betekenis betwist, afgedwongen of gemanipuleerd.

Eerlijk en waarachtig spreken gaan over het expliciteren van en nemen van verantwoordelijk voor de waarheidsaanspraken en de geldigheid van ingebrachte argumenten.

Dit ontwerpprincipe richt zich op het beschermen en herstellen van de gedeelde betekenisruimte waarin verschil kan worden onderzocht zonder dat interpretaties worden opgelegd of vervormd.

Ontwerpprincipe 3: autonomie en dwingende noodzakelijkheid

Conflictresolutie is geen wonderbaarlijk proces, maar een resultaat van gedeelde verantwoordelijkheid. De facilitator is meerzijdig partijdig én gebonden door het interventieprotocol en wettelijke kaders. Het derde principe stelt dat elke partij maximaal regie moet kunnen nemen over het eigen aandeel in het proces.

Contacting en contracting

De eerste fase van een gesprek, bestaat altijd uit contacting en contracting: wie is wie en wat kunnen we voor elkaar betekenen? Dat betekent dat bij de start van een bemiddelingsopdracht, de opdrachtnemer en de opdrachtgever afspreken wat ze van elkaar willen kunnen verwachten. In deze fase wordt het conflict tot onderwerp gemaakt van een gestructureerd proces. De kernvraag is niet wat er is gebeurd, maar welke kaders gelden en welke randvoorwaarden vervuld moeten zijn om het proces maximale slaagkans te geven. Dat impliceert een inventarisatie van alle betrokken partijen of hun vertegenwoordigers, en afspraken over wie op welke manier door wie gecontacteerd moet worden. Dat resulteert in een interventieprotocol. Dat kan onder de vorm van een offerte, maar in complexe conflicten is het aan te bevelen hier een apart geformaliseerd interventieprotocol voor op te stellen met duidelijke afspraken over rollen, bevoegdheden en mandaten.

Individuele intakegesprekken

Het individuele intakegesprek is de eerste stap op de weg naar een gemeenschappelijk gesprek. Het verloopt voor elke conflictpartij op exact dezelfde manier: het onderzoekt en installeert de voorwaarden die een gemeenschappelijk gesprek mogelijk maken. Het vertrekt van drie basisprincipes:

• Niet de inhoud maar de beleving staat centraal: aan de hand van een theoretisch model over psychosociale veiligheid, leren participanten over hun conflict en over zichzelf in het conflict. Ze krijgen taal aangereikt om het onzegbare zegbaar te maken.
• Niet de waarheid maar waarachtigheid staat centraal: aan de hand van een thoretisch model over waarheidsaansprake, leren participanten dat waarheid geen universeel geldend objectief of feitelijk gegeven is, maar iets is dat tot stand komt in de intersubjectiviteit in een bepaalde context. Ze leren omgaan met het onderscheid tussen wat iets is en hoe iets voelt.**even is,**
• Gedeeld engagement en verantwoordelijkheid: de scope van het individuele gesprek is om de weg naar het gemeenschappelijk gesprek voor te bereiden. Iedereen krijgt de kans om dat mee vorm te geven binnen de contouren die het interventieprotocol voorziet.

Het intakegesprek

Zetten van het kader

Ook hier bestaat de eerste stap uit contacting en contracting: de facilitator verduidelijkt rollen en spelregels en geeft eerst antwoorden op de vragen die de partijen over het proces zou kunnen hebben.

Vrijuit vertellen en empathisch luisteren

In de tweede stap krijgt elke partij ruimte om het verhaal te vertellen zoals ze het ervaart en zonder dat het meteen wordt herordend, gecorrigeerd of ondervraagd.

Structurering van de ervaring

In de derde stap verbindt de gespreksfacilitator het vertelde verhaal met inzichten in conflictdynamiek - gebaseerd op het model van psychosociale veiligheid en het model van waarachtigheid. Dit helpt de partijen woorden te geven aan de verschillende ervaringen die door het conflict tot verschijnen komen en die de ervaring van conflict ook blijven voeden. Het consequent verwijzen naar de twee modellen, installeert een gemeenschappelijk taalgebruik.

Analyse

De gespreksfacilitator onderzoekt welke hindernissen het gemeenschappelijk gesprek blokkeren en - bij conflicten in organisatiecontext: welke elementen van de arbeidsorganisatie het conflict triggeren, doen escaleren - en dus ook kunnen doen stoppen. De analyse kan gebeuren aan de hand van een semi-gestructureerd interview dat peilt naar psychosociale risico’s. De analyse daarvan maakt duidelijk in welke mate  de betrokken partijen zelf de regie over hun conflict kunnen nemen, en waar extra steun of omkadering door de werkgever (of leidinggevende) noodzakelijk is.

Engagement naar het gemeenschappelijk gesprek

In de vijfde stap maakt de gespreksfacilitator de overgang van analyse en duiding naar commitment. Participanten worden uitgenodigd om expliciet positie te nemen ten aanzien van het vervolg: wil men het gemeenschappelijk gesprek aangaan, onder welke voorwaarden, en met welke bereidheid?

In het geval van een positief antwoord, wordt uitgelegd hoe het gemeenschappelijk gesprek zal verlopen. Daarbij wordt ook het bemiddelingsprocol geïntroduceerd: het document dat zichtbaar maakt dat partijen zich effectief engageren om een oplossing te bereiken en dat de spelregels voor het gesprek vast legt.

Het gemeenschappelijk gesprek

Het gemeenschappelijk gesprek start met het installeren van psychologische veiligheid. Vervolgens verwijst de facilitator naar het bemiddelingsprotocol dat tijdens de intake-gesprekken werd geïntroduceerd als start van het gemeenschappelijk gesprek.

Het document beschrijft de modaliteiten van het gesprek (de vrijwilligheid, de vertrouwelijkheid en het opnemen van verantwoordelijkheid), de kwestie die besproken moet worden, de wederzijdse verwachtingen en de rol van de facilitator. Pas als dat document getekend is, kan het gesprek werkelijk beginnen.

Het gesprek doorloopt - net als het intakegesprek - de existentiële, relationele, morele en normatieve dimensie van het conflict - gebruik makend van de twee theoretische modellen.

Afhankelijk van het conflict, kan een extra gemeenschappelijk gesprek noodzakelijk zijn.

De uitkomst van het gemeenschappelijk gesprek is een geformaliseerde en gehandtekende verklaring waarin de participanten verklaren een einde te maken aan hun dispuut. Daarnaast wordt afgesproken wat gemeenschappelijk naar de buitenwereld zal worden gecommuniceerd en of en wanneer de facilitator een telefonisch opvolggesprek zal doen.

Waar in het geval van een bemiddeling volgens het Gerechtelijk Wetboek de rechter de dading kan homologeren waardoor die de kracht van een vonnis krijgt, kan de overeenkomst in het geval van een bemiddeling op de werkvloer aan de werkgever ter bekrachtiging en opvolging worden overhandigd.